Закарпатська облдержадміністрація переходить на електронний документообіг. Це стосується передусім електронних звернень громадян.
Олексій Петров розказав, що у обладміністрації пропонують скористатися більш зручним варіантом звернень – електронним. Це швидкий і простий спосіб подачі інформації.
Не потрібно роздруковувати текст чи писати його від руки, особисто заносити та реєструвати документ. Надіслати звернення можна як зі стаціонарного комп’ютера чи ноутбука, так і з мобільного телефону. На сайті Закарпатської обласної державної адміністрації є рубрика «Звернення громадян». У ньому потрібно вибрати – «Електронне звернення», відтак пройти процедуру реєстрації. Це декілька простих кроків:
1) Обрати тип заявника (фізична особа, юридична особа тощо);
2) Вказати електронну адреса;
3) Ввести пароль та підтвердити його;
4) ПІП;
5) Підтвердити, що ви – не робот;
6) Активувати свій акаунт через стандартний лист, який надійде на електронну пошту користувача.
7) Заповнити форму інтернет-приймальні. За потреби можна прикріпити файл та обрати зручний варіант отримання відповіді на звернення (електронний и паперовий).
Звернення через електронну приймальню розглядатимуться першочергово!
Звернення у паперовому вигляді прийматимуть й надалі. Також, керівник області пропонує закарпатцям попередньо надсилати свої питання. Тоді, під час особистих зустрічей, голова ОДА зможе надати кваліфіковані опрацьовані відповіді.
Оптимізація електронних звернень громадян пов’язана зі впровадженням системи електронного документообігу у роботі Закарпатської ОДА.
Вітчизняну електронну систему FossDoc розробили в Харкові. Вона дозволяє не тільки вирішити проблему «безпаперової» роботи, а й пришвидшити робочі процеси організації.
Оскільки обласна адміністрація, обласна рада, райдержадміністрації та міськвиконкоми працюють у системі FossDoc, – обмін документами між ними спрощений та оперативний. Тобто документ швидше потрапляє адресату, не потребує паперового носія. Значно спрощена процедура систематизації документів, їх пошук при потребі займає набагато менше часу. Документ засвідчується електронним підписом уповноваженої особи.
Довідка: Електронний документообіг – це життєвий цикл електронних документів в організації, починаючи від їх отримання (введення, електронна пошта і т.п.), проходження в підрозділах зі зміною стану (доведений до відома, узгоджений, підписаний, в роботі, закритий і т.п.) і закінчуючи списанням в архів. Система електронного документообігу (СЕД) – це програмне забезпечення, головними завданнями якого є організація і підтримка життєвого циклу електронних документів.
