Як проводити дистанційні засідання сесій рад, виконкомів та постійних комісій органів місцевого самоврядування
2 квітня Президент Володимир Зеленський підписав закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів, спрямованих на забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв’язку з поширенням короновірусної хвороби (COVID-2019), який прийняла Верховна Рада України 30 березня. Серед іншого закон регламентує проведення сесій місцевих рад в онлайн-режимі.
Це абсолютно новий досвід для українських органів місцевого самоврядування, тому, незважаючи на прийняття закону, в багатьох представників ОМС виникають питання стосовно правильного дотримання всіх необхідних процедур.
В зв’язку з цим радник з питань децентралізації та місцевого самоврядування Закарпатського РО Програми «U-LEADз Європою» Павло Рябоконь підготував рекомендації стосовно законодавчо правильного проведення офіційних дистанційних засідань.
Дистанційні засідання можна проводити з допомогою таких різнихресурсів (ось деякі з них – CiscoWebex , Skype, Zoom, TrueConf, MS Teams…)
Для організації дистанційних засідань сесій органи місцевого самоврядування мають враховувати 2 складові: інституційну ( або правове забезпечення)та технічну.
Інституційна складова:
– Самостійне визначення тимчасового порядку проведення дистанційних засідань посадовими особами, які скликають сесії місцевих рад.
Законом чітко визначено право затвердження тимчасового порядку проведення дистанційних засідань сільським, селищним, міським головоюперед внесенням змін до регламенту. Слід звернути увагу на те, що зміни до регламенту в частині проведення дистанційних засідань логічно поставити першим питанням у порядку денному найближчої сесії, і лише в разі неможливості прийняти рішення з цього питання місцева рада й надалі може користуватись затвердженим положенням.
Зразок типового тимчасового порядку проведення дистанційного засідання доступний за цим посиланням – https://cutt.ly/It95dVW.
Але при використанні даного порядку слід врахувати місцеві та технічні особливості та їх варіативність. Також слід відзначити, що дане положення легко можна трансформувати в зміни до регламенту, які доцільно внести окремим пунктом.
– Обмеженість питань, які можуть бути розглянуті на дистанційному засіданні.
Законом №540-ХІ передбачено, що до порядку денного дистанційних засідань рад можуть бути включені питання виключно невідкладного характеру, а саме: внесення змін до місцевого бюджету, інших питань, щодо невідкладних робіт з ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій або якнайшвидша ліквідація особливо тяжких надзвичайних ситуацій, спричинених спалахами епідемій та пандемій чи реалізації повноважень, пов’язаних з такими обставинами, процедурні питання…
– Обов’язковість оприлюднення проектів рішень відповідно до ЗУ «Про доступ до публічної інформації», вимоги цього закону не поширюються лише на строки оприлюднення.
Вимоги ЗУ «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», «Про державну допомогу суб’єктам господарювання», «Про доступ до публічної інформації» не поширюються лише на невідкладні питання, які згадані у попередньому пункті. Такі винятки дозволять максимально швидко вирішити життєвоважливі питання в умовах карантину.
– Самостійне визначення доцільності проведення дистанційних засідань посадовою особою, що має право скликати сесії.
Тобто для належного проведення дистанційних засідань необхідно одночасно та узгоджено здійснити такі заходи:
• оприлюднити розпорядження про затвердження тимчасовогопорядку проведення дистанційних засідань;
• оприлюднити оголошення про скликання сесії місцевої ради;
• оприлюднити оголошення про дистанційне засідання на офіційному веб-сайті ради;
• направити оголошення про дистанційне засідання та проекти актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного депутата та одночасно оприлюднити відповідні проекти актів на офіційному сайті як публічну інформацію.
Також не слід забувати, що рішення про скликання сесії ради доводиться до відома депутатів не пізніше як за 10 днів, а у виняткових випадках за 1 день із зазначенням часу та місця, але відповідно до положень Закону рішення щодо скликання дистанційної сесії доноситься до депутатів та населення за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку доступу до трансляції. Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному веб-сайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проектів актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена колегіального органу.
Протоколи та прийняті на дистанційній сесії рішення оформлюються у відповідності до положень статті 46 ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні» та виконуються всі норми у звичайному порядку, а от відповідно до Закону №540-ІХ передбачено аудіо – або відеозапис такого засідання, що є невід’ємною частиною Протоколу.
Щодо засідань постійних комісій та виконкомів слід розуміти, що мала кількість учасників засідання дає можливість проводити засідання з фізичною присутність але якщо є необхідність організувати дистанційне – то такі дистанційні засідання проводять відповідно до тимчасового порядку проведення дистанційних засідань до внесення змін у положення про постійні комісії та/або регламент виконкому.
Технічна складова:
Для проведення дистанційного засідання слід визначитись з певними критеріями, а саме: провести аналіз та визначити, буде це аудіо- чи відеоконференція та вже під обраний формат підбирати та налаштовувати програмне забезпечення. Не завадила б допомога фахівця, який розбирається у даному питанні та буде технічно підтримувати зв’язок протягом всього засідання. Існує низка програмних комплексів, які дозволяють організувати такого типу засідання.
Технічна сторона організації дистанційного засідання має забезпечувати:
– можливість реалізації прав депутатів місцевих рад, членів виконавчого комітету ради;
– встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання
– ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні колегіального органу.
Якщо реалізувати вимоги перших двох пунктів можливо дуже просто (забезпечивши відеозапис або встановленням чітких правил почергового голосування та/або виступу із зазначенням прізвища та ім’я учасника), то от над питанням ідентифікації особи слід попрацювати трошки більше.
Використовуючи інструменти відеоконференції важливо забезпечити можливість зорової ідентифікації всіх учасників засідання відповідно для аудіоконференції – голосової. Сучасні засоби комунікації дозволяють організовувати відеоконференції, що має ряд переваг перед аудіоконференцією, а тому рекомендуємо використовувати більше цей спосіб проведення дистанційних засідань. Особа-учасник додатково може перевірятись через використання підтверджених раніше способів ідентифікації: номер телефону, адреса електронної пошти, електронний цифровий підпис або інший підтверджуючий обліковий запис. Дуже часто деякі з цих даних є розміщені на офіційних сайтах рад і були подані в раду самими депутатами чи членами виконкому.
Наприклад: депутати / члени виконкому можуть подати власноруч заповнену заяву з вказанням офіційних номеру телефону й прив’язаних до нього програм обміну інформацією (viber, telegram, whatsapp тощо), а також адресу електронної пошти. Зазначені офіційні канали комунікації будуть використовуватись для надсилання відповідних повідомлень про скликання засідань сесій, постійних комісій та виконкому, проектів рішень та унікального посилання для доступу до дистанційного засідання (можливо навіть з паролем для доступу). Одночасно з цим ведеться список депутатів та джерел комунікацій, по яким з ними було «прокомуніковано». Перед відкриттям організовується реєстрація депутатів та повідомляється про її результати, що зазначається у протоколі.
Отже, треба побудувати алгоритм послідовних дій та відповідальних, забезпечити ідентифікацію зорову чи голосову (додатково ідентифікувати особу через наявні джерела ідентифікації та заявлені офіційні джерела комунікацій з учасниками дистанційних засідань).
Також в якості поради слід продумати наперед деякі технічні моменти інформування, обговорення, голосування, транслювання онлайн, тощо.
